Komunikat w sprawie ochrony danych dla partnerów handlowych

Bystronic udostępnia niniejszy komunikat w sprawie ochrony danych dla partnerów handlowych (zwany dalej „komunikatem”) w celu objaśnienia praktyk naszych jako organu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych naszych dystrybutorów, klientów, dostawców i partnerów handlowych (zwanych łącznie „partnerami handlowymi”), jak również pracowników naszych partnerów handlowych.

Zakres obowiązywania

Niniejsze zawiadomienie dotyczy tych, którzy są naszymi partnerami handlowymi jako osoba fizyczna (na przykład konsultant lub jednoosobowy przedsiębiorca) albo są pracownikami partnera handlowego , który kontaktuje się z nami w imieniu takiego partnera handlowego.

Kategorie i źródło danych osobowych

Przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych osobowych, pochodzących od Państwa lub upoważnionych osób trzecich (np. od przełożonego, od organów publicznych lub z zasobów publicznych):

• Dane osobowe dotyczące partnerów handlowych będących osobami fizycznymi: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, dostarczone lub zaoferowane usługi lub towary, szczegóły umowy, treść korespondencji (np. wiadomości e-mail lub pisma biznesowe), informacje o płatnościach, informacje rozliczeniowe i historia relacji handlowych
• Dane osobowe dotyczące pracowników partnerów handlowych: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, nazwa pracodawcy, tytuł/stanowisko oraz treść korespondencji (np. wiadomości e-mail lub pisma biznesowe)

Cele przetwarzania, podstawa prawna i konsekwencje

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji stosunku umownego z partnerem handlowym (w tym wypełniania zobowiązań umownych, przetwarzania faktur, komunikacji oraz czynności prawnych), w zakresie działań marketingowych i CRM, a także w zakresie działań związanych z ochroną i zapobieganiem oszustwom. Grupa Bystronic opiera się na następujących prawnych podstawach takich czynności przetwarzania: 

• realizacja stosunku umownego z partnerem handlowym (art. 6 lit. b RODO);
• uzasadniony interes Bystronic Group, spółek zależnych Bystronic Group lub innych stron trzecich (takich jak organy administracji publicznej lub sądy) (art. 6 lit. f RODO). W szczególności uzasadniony interes może obejmować dzielenie się informacjami w obrębie całej grupy, działania marketingowe i CRM, zapobieganie oszustwom, niewłaściwe korzystanie z systemów informatycznych lub pranie pieniędzy, stosowanie zasad informowania o nieprawidłowościach, bezpieczeństwo obiektów, bezpieczeństwo informatyczne, bezpieczeństwo sieci, dochodzenia wewnętrzne lub potencjalne fuzje i przejęcia;
• wyrażona zgoda (art. 6 lit. a RODO);
• wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 lit. c RODO);

Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i/lub realizacji umowy z partnerem handlowym i jest dobrowolne. Jednak niepodanie żadnych danych osobowych sprawi, że odpowiednie procesy organizacyjne i administracyjne dla partnerów handlowych mogą stać się opóźnione lub niemożliwe.

Kategorie adresatów

Bystronic jako podmiot przetwarzający może angażować usługodawców w celu zapewnienia wsparcia informatycznego i innego wsparcia administracyjnego (np. dostawcy usług oferujący obsługę księgową wierzytelności, hosting IT i usługi serwisowe). Usługodawcy ci mogą mieć dostęp do danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia takich usług.

Ponadto możemy przekazywać dane osobowe innym firmom grupy Bystronic w celu pomagania im jako podmiot przetwarzający dane przy pracy z systemami informatycznymi do zarządzania i analizy relacji z klientami i interakcji oraz związanego z tym ogólnego wsparcia informatycznego. Poprzez odpowiednie umowy dotyczące przesyłania danych, oparte na dostępnych standardowych klauzulach umownych lub podejmując inne działania, zadbaliśmy, by grupa Bystronic zapewniała odpowiednią ochronę danych.

Każdy dostęp do danych osobowych jest ograniczony do tych osób, które potrzebują tych informacji bezpośrednio w celu wykonywania swoich obowiązków.

Spółki grupy Bystronic mogą również ujawniać dane osobowe zgodnie z wymaganiami lub zezwoleniami na mocy obowiązującego prawa instytucjom administracji publicznej, sądom, zewnętrznym konsultantom i temu podobnym osobom trzecim.

Okres przechowywania

Dane osobowe przechowywane przez nas i/lub naszych dostawców usług są ściśle ograniczone do zakresu niezbędnego do wypełnienia naszych zobowiązań oraz do okresu wymaganego do osiągnięcia celów, dla których takie informacje zostały zgromadzone, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Kiedy dane osobowe nie są już nam potrzebne do wypełniania zobowiązań umownych lub prawnych, usuwamy je z naszych systemów i zapisów i/lub podejmujemy kroki, aby odpowiednio anonimizować dane, aby nie byli już Państwo identyfikowalni na podstawie tych danych, chyba że musimy zachować informacje, w tym dane osobowe, w celu spełnienia wymogów prawnych lub regulacyjnych, którym podlegamy. Przykładem tego są ustawowe okresy przechowywania, które mogą wynikać z przepisów krajowych itp. i zwykle oznaczają okresy przechowywania do dziesięciu lat, ale w niektórych okolicznościach przechowywanie może trwać nawet do trzydziestu lat.

Państwa prawa

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na określone rodzaje działań związanych z przetwarzaniem, mogą Państwo ją cofnąć w dowolnej chwili ze skutkiem na przyszłość. Cofnięcie takie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.

Zgodnie z obowiązującym prawem w zakresie ochrony danych, mogą Państwo: (i) żądać dostępu do swoich danych osobowych; (ii) żądać poprawienia swoich danych osobowych; (iii) żądać usunięcia swoich danych osobowych; (iv) żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych; (v) żądać przeniesienia danych; (iv) zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych. Należy pamiętać, że wyżej wymienione prawa mogą być ograniczone zgodnie z obowiązującymi krajowymi przepisami o ochronie danych.

(i)  Prawo do informacji: Mają Państwo prawo zażądać od nas potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe; jeśli tak jest, mają Państwo prawo do informacji o tych danych osobowych. Prawo do informacji obejmuje między innymi: cele przetwarzania, określone kategorie danych osobowych oraz odbiorców lub kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały ujawnione lub są nadal ujawniane.. Nie jest to jednak prawo bezwzględne, a Państwa prawo do informacji ograniczają interesy innych osób.

Mają Państwo prawo otrzymać kopię danych osobowych, które są przedmiotem przetwarzania. Za dodatkowe wnioskowane kopie możemy zażądać uzasadnionej opłaty w oparciu o koszty administracyjne.

(ii)  Prawo do poprawiania: Mają Państwo prawo żądać poprawienia dotyczących Państwa nieprawidłowych danych osobowych. Uwzględniając cele przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zażądać uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym za pomocą oświadczenia uzupełniającego.

(iii) Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”): W niektórych okolicznościach mają Państwo prawo zażądać od nas niezwłocznego usunięcia Państwa danych osobowych, a my jesteśmy zobowiązani do usunięcia tych danych osobowych.

(iv)  Prawo do ograniczenia przetwarzania: W niektórych okolicznościach mają Państwo prawo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. W takim wypadku odpowiednie dane zostaną oznaczone i mogą być przez nas przetwarzane wyłącznie w określonych celach.

(v) Prawo do przenoszenia  danych: W określonych okolicznościach mają Państwo prawo do otrzymywania przekazanych nam przez Państwa swoich danych osobowych w uporządkowanym, powszechnie spotykanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie; mają również Państwo prawo przekazać te informacje do innego podmiotu bez naszej ingerencji.

Aby skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt z nami zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie „Pytania” poniżej.

Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorującego ochronę danych.

Prawo do wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO

W każdej chwili mają Państwo prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, które opiera się na art. 6 ust. 1 lit. e) i f) RODO, z uwagi na Państwa szczególną sytuację; mogą wówczas Państwo domagać się od nas zaprzestania przetwarzania Państwa danych osobowych. Ponieważ Bystronic przetwarza i wykorzystuje Państwa dane osobowe przede wszystkim w celu realizacji stosunków umownych z partnerem handlowym, to Bystronic ma uzasadniony interes w przetwarzaniu oraz, w stosunku do sprzeciwu, wyższy rangą interes w przetwarzaniu, chyba że to żądanie ograniczenia dotyczy działań marketingowych.

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt z nami zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie „Pytania” poniżej.

Bystronic nie pracuje z wykorzystaniem automatycznego decydowania.

Pytania

Pytania dotyczące niniejszego komunikatu lub przysługujących Państwu praw prosimy kierować do inspektora ochrony danych/pełnomocnika w zakresie ochrony danych firmy Bystronic: Ecoprotec GmbH, Pamplonastrasse 19, 33106 Paderborn, Niemcy, dostępnego pod adresem gdpr.pl@bystronic.com.